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【飲食店】効果的にシフトを作成するコツとは?


シフト作りについて、一見簡単なようですが、実は人数が多くなるほど複雑になり、シフトの組み方によってはスタッフから不満の声があがるなど、問題が起こることも少なくありません。

そこで今回は、効果的にシフトを作成するコツについて解説していきます。

一般的なシフト管理の流れについて

まずは、一般的なシフト管理の流れについて説明していきます。

①スタッフに希望シフトを出してもらう

予めスタッフから希望のシフト日を提出しておいてもらいましょう。余裕を持って、シフト確定させる約2週間前から提出依頼をかけて希望日の確認をしていきましょう。

②希望シフトからシフトを作成する

希望シフトが集まったら、調整していきます。1日に必要な計画人数と照らし合わせながら進めていきましょう。ピーク時、閑散時での稼働人数の調整が後の人件費に関わってくるため注意しましょう。

③人手が足りない日はスタッフに調整をお願いする

どうしても足りない日や時間帯があれば、個別スタッフにお願いをしましょう。もし他店舗とのヘルプ連携の仕組みがあれば応援を頼みましょう。

④シフト表の確認

シフト表が組めたら最終確認を行います。稼働人数、人件費に間違いがないか再度確認します。もし確認できる方が他にいればダブルチェックも行いましょう。

⑤スタッフに確定したシフトを伝える

確定したシフトをスタッフへ伝えます。スタッフへの連絡手段があればそこから共有しましょう。ない場合は事務所に張り出しておく等、連携漏れがないようにしましょう。

⑥急な欠勤や予定変更の場合は他のスタッフに声をかける

急遽空きのシフトが発生してしまった場合は、至急で他のスタッフへ声をかけましょう。個別連絡する、出勤したスタッフへ声をかけるなどの方法でシフトを埋めていくようにしましょう。

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飲食店でシフトを作成するときの注意点

注意すべき点は多くあります。

売上に対してスタッフの人数は適切に組めているか

売上から経費マイナスして利益を算出していきます。売上をベースに日々の人件費を管理していないと利益が想定より低くなる可能性があるため、日毎に適切な人数を確認していきましょう。

急な欠勤にも対応できるようにしておく

体調不良などやむを得ない事情で、当日欠勤者が出ることはよくあること。ギリギリの人数でシフトを組んでいると、もしものときに店が回らなくなってしまいます。1~2名ほど余裕のあるシフトを組むのが理想ですが、それが難しい場合は、せめてピーク時のみ人員を多めに配置したり、1人以上はキッチンとホールの両方をこなせるスタッフを配置するなどの工夫をしましょう。代わりに出勤できる可能性のあるアルバイトや社員を把握しておくのもいいかもしれません。

ポジション毎に必要な人数がシフトに入っているか

飲食店だと例えばホール、キッチンなどポジション毎に業務が大きく異なってきます。ポジション毎に必要人数が入っているかを確認しましょう。

スタッフのレベルを考慮してシフトが組めているか

スタッフの経験によってレベル(できることの多さ)が変わってきます。新人のみが集まってしまうと店舗運営が回らずお客様に迷惑がかかります。そのようなことにならないように、スタッフのレベルを考慮してシフトを組みましょう。

不平・不満が出るようになっていないか

シフトの入る量や時間帯、休憩時間などなるべく平等になるように調整していきましょう。入りたくてもなかなか入れない人(逆も然り)などが多く発生してしまうと小さな不満が大きくなり、離職の原因にも繋がります。

効果的にシフトを作成する為には?

スタッフのおおまかなスケジュールや希望を把握しておく

学生アルバイトの場合、定期的に試験や学校行事などでまとまった休みを取る人がほとんどです。また、入社後に働くペースを変えたいと希望してくることもあります。「働けると見込んでいたスタッフが、シフト作成の直前になって働けないことがわかった」といったことがないように、スタッフとこまめにコミュニケーションを取り、おおまかなスケジュールを把握しておきましょう。

シフト提出のルールづくりと周知

スムーズにシフトを組むために、あらかじめルールを決めておきます。具体的には、希望シフトの提出の締め切り日、長期休みはシフト作成の1ヶ月前までに相談するなど。ルールを決めたら、全員への周知も必要です。

シフト作成ツールを導入する

シフト作成ツールを導入すれば、スタッフはスマホやパソコンの申請画面から希望シフトを申請でき、管理者は提出していない人数と名前をひと目で把握できます。

申請の締め切りをスタッフに自動メールで知らせる機能があったり、シフトの作成段階で人件費や労務規定違反がないかなどをチェックしてくれる機能があったりと想像以上に便利なので、特にスタッフの人数が多い店舗では重宝するのではないでしょうか。

まとめ


飲食店のシフト作成は、オーナーにとって大変な業務の1つですが、改善することで経営の効率化にも繋がります。

なお、以下で飲食店の運営で必要な「シフト」に関して使えるアプリのご紹介していますので、参考にしてみて下さい。

(参考記事)シフト管理に便利なアプリをご紹介

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